Manajemen Sumber Daya Manusia di Hotel: Mengapa Penting

Jaringan hotel adalah bisnis yang rumit dengan banyak bagian yang bergerak yang harus bekerja sama untuk menciptakan pengalaman yang lancar dan ramah bagi ratusan tamu setiap hari. Mereka dapat menjangkau banyak kota, negara bagian, dan bahkan negara.

Karyawan di departemen sumber daya manusia di hotel berada di bawah tekanan yang sangat besar untuk mengimbanginya. Lingkungan hotel yang unik berarti tim SDM menghadapi masalah kepegawaian musiman sambil menyeimbangkan pemeliharaan dan perekrutan staf, serta berbagai undang-undang ketenagakerjaan, kode kesehatan, dan peraturan serikat pekerja yang harus mereka patuhi. Dengan banyaknya tanggung jawab, mencari waktu untuk program dan kebijakan proaktif yang dimaksudkan untuk memperbaiki tempat kerja merupakan sebuah tantangan.

Profesional di departemen sumber daya manusia di industri perhotelan adalah kandidat ideal untuk mendapatkan manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dan manajemen dokumen yang efektif. Inilah alasannya.

Penyimpanan dokumen yang aman mengosongkan ruang fisik

Jumlah dokumen yang disimpan oleh departemen SDM sebuah hotel sangat banyak. Persyaratan kepatuhan regional, nasional, dan spesifik industri berarti mematuhi berbagai rangkaian aturan dan regulasi penyimpanan dokumentasi.

Selain itu, arsip karyawan menjadi masalah utama karena turnover di bisnis perhotelan cukup tinggi. Rata-rata 6% karyawan di seluruh industri akan berhenti kerja setiap bulannya, dibandingkan dengan tingkat pergantian rata-rata sebesar 3,7% di semua industri, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja.

Banyaknya dokumen yang harus diisi dapat menyebabkan lemari arsip menjadi terlalu penuh dan kotak bankir yang tidak sedap dipandang akan menangani limpahan dokumen tersebut. Menyimpan dokumen fisik SDM di lokasi dapat menjadi suatu tanggung jawab jika ada regulator yang datang atau jika terjadi bencana alam.

Manajemen dokumen di luar lokasi yang cerdas adalah cara terbaik bagi departemen SDM di industri perhotelan untuk merapikan dokumen dengan cara yang dapat melayani karyawan mereka sendiri dan perusahaan secara luas. Mitra manajemen arsip dan informasi yang mengelola dokumen-dokumen ini untuk perusahaan Anda ahli dalam kebijakan penyimpanan, kepatuhan terhadap peraturan, dan pemusnahan dokumen yang aman. Fasilitas ini aman dari kebakaran, terkendali iklim, dan dapat diakses dengan aman. Penyimpanan cerdas di luar lokasi adalah langkah pertama untuk meningkatkan alur kerja dan keamanan. Lingkungan yang terdesentralisasi dan kebutuhan akan akses cepat terhadap informasi menyebabkan banyak tim HR beralih langsung ke digitalisasi.

Digitalisasi membuat bisnis di seluruh lokasi menjadi lebih mudah

Alternatif pengelolaan dokumen di luar lokasi – atau pendamping yang cerdas dan strategis – adalah mendigitalkan catatan ketenagakerjaan, dokumen kepatuhan, dan formulir penting lainnya, sehingga dapat diakses oleh semua pihak yang diperlukan di seluruh organisasi.

Manajemen dokumen digital, seperti halnya manajemen dokumen fisik, mengikuti kebijakan penyimpanan dan peraturan federal, negara bagian, lokal, dan industri. Hal ini juga memungkinkan berbagai tim dalam bisnis Anda untuk “berbicara” satu sama lain. Informasi terkait penjadwalan, transfer, tinjauan kinerja, keluhan dan pujian tamu, dan banyak lagi dikonsolidasikan dalam satu tempat yang aman. Kemudahan akses ini membuat berbisnis menjadi lebih efisien dan mengurangi stres.

Pemusnahan dokumen otomatis melindungi hotel dari masalah peraturan

Jadi, apa saja peraturan tersebut dan mengapa sangat penting bagi departemen SDM di industri perhotelan dan karyawannya untuk mematuhinya? Untuk memahami hal ini, Anda perlu memikirkan tentang operasi kompleks dalam menjalankan sebuah hotel.

Petugas dan pramutamu menyambut dan membantu para tamu selama mereka menginap. Pengurus rumah tangga menjaga kamar tetap rapi. Karyawan pemeliharaan menjaga lampu, pemanas, dan pipa ledeng berfungsi sebagaimana mestinya. Koki, bartender, staf menunggu, dan bussers memastikan para tamu diberi makan, dan berkoordinasi dengan staf acara, untuk menyelenggarakan pernikahan dan acara bisnis.

Setiap karyawan hotel memiliki dokumentasi terkait yang harus dipelihara berdasarkan tanggung jawab pekerjaan mereka, asosiasi serikat pekerja, dan pedoman pemerintah. Menyimpan dokumen-dokumen ini terlalu lama akan membebani infrastruktur perusahaan, namun jika Anda tidak menyimpan dokumen penting dalam waktu yang cukup lama, Anda berpotensi terkena denda atau tindakan hukum yang besar.

Mulai dari pembuatan hingga pemusnahan, pakar kepatuhan dokumen atau tata kelola informasi mampu menjalankan siklus hidup dokumen perusahaan Anda yang memenuhi pedoman negara bagian dan federal serta meminimalkan risiko Anda. Baik sumber daya tersebut bersifat internal maupun eksternal, pengetahuan dan ketekunan mereka merupakan bagian penting dari perencanaan sumber daya manusia yang baik.

Waktu diberikan untuk program dan proyek yang menghemat uang dan meningkatkan moral

Pengorganisasian yang lebih baik dan akses terhadap dokumen penting membebaskan departemen sumber daya manusia di sebuah hotel untuk menerapkan program yang menarik dan mempertahankan talenta terampil.

Waktu untuk mengembangkan budaya dan program karyawan merupakan hal yang sangat penting dalam industri perhotelan dan perhotelan. Sifat industri yang musiman berarti banyak karyawan yang sangat sadar akan pilihan pekerjaan di hotel pesaing. Departemen SDM di industri perhotelan yang tidak terbebani dengan mengejar kertas dapat mengevaluasi kebijakan yang memengaruhi pergantian staf agar dapat memenuhi kebutuhan karyawan dengan lebih baik.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Cornell University School of Hotel Administration memperkirakan biaya rata-rata pergantian hotel per karyawan adalah $5.864. Untuk hotel kecil dengan 100 karyawan, kerugian tersebut bisa mencapai lebih dari $35.000 per bulan, dengan asumsi omset bulanan memenuhi norma industri. Mampu meluangkan waktu untuk program yang menjaga karyawan tetap berada di bawah naungan Anda tidak hanya menyenangkan; ini juga bisnis yang bagus.

Siap membuat tim HR Anda lebih efektif? CartaHR dapat membantu Anda mengotomatiskan proses HR dan memaksimalkan keamanan. Pelajari lebih lanjut dengan menghadiri webinar.

SDM di Industri Perhotelan

ndustri perhotelan penuh dengan tantangan unik yang sulit untuk dikelola. Menavigasi berbagai peran yang berbeda, tingginya turnover, undang-undang kredit tip, dan peraturan industri semuanya berkontribusi terhadap lingkungan dengan tekanan tinggi bagi SDM. Baca terus untuk informasi lebih lanjut tentang tips cara mengelolanya!

Apa itu SDM di Industri Perhotelan?

Industri perhotelan (hotel, restoran dan bar, perencanaan acara, taman hiburan, pariwisata, dan perjalanan) memiliki reputasi pergantian yang tinggi. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor, namun menjadi industri yang 100% berfokus pada pelanggan dapat menimbulkan stres bagi karyawan lini depan. SDM mampu mendukung kepuasan dan retensi karyawan untuk mengurangi turnover dan berkontribusi pada tujuan industri dalam memberikan layanan prima.

Mengapa SDM di Industri Perhotelan Penting?

HR mengawasi siklus hidup karyawan, dan dalam industri perhotelan, hal ini bukannya tanpa tantangan.

Permintaan akan bakat. Ada banyak persaingan di industri perhotelan, dan departemen sumber daya manusia mengawasi upaya perekrutan dan orientasi. Hal ini memberi kami peluang untuk membangun kumpulan talenta individu untuk perusahaan. Kami dapat membantu membentuk strategi perekrutan, memberikan wawasan pasar, dan memelihara jaringan kandidat potensial.

Retensi karyawan. HR terlibat dalam orientasi, pengembangan karyawan, komunikasi antara manajemen dan staf garis depan, pengembangan pekerjaan, dan banyak lagi. Kami adalah pemberi pengaruh utama terhadap budaya perusahaan dan dapat mendorong strategi retensi karyawan di seluruh perusahaan. Memanfaatkan SDM untuk mendorong kepuasan karyawan dapat membedakan bisnis Anda dari pesaing di industri.

Peran SDM dalam Industri Perhotelan

Seperti disebutkan di atas, SDM memiliki peran dalam seluruh siklus hidup karyawan.

Perekrutan dan Orientasi

Karena adanya turnover, penting untuk memiliki proses perekrutan dan orientasi yang jelas. Proses ini harus menentukan arah bagi karyawan dan kandidat Anda yang masuk. HR harus terus-menerus membangun kumpulan talenta yang dapat digunakan ketika lowongan tersedia. HR perlu menulis deskripsi pekerjaan yang jelas dan rinci serta jelas tentang kualifikasi yang diperlukan. Tugas khusus dapat mencakup:

Administrasi

HR bertanggung jawab untuk memahami undang-undang ketenagakerjaan dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang tersebut. Selain itu, terdapat peraturan yang mungkin memiliki dampak lebih besar dalam industri perhotelan, seperti standar OSHA untuk keselamatan tempat kerja, pemahaman tentang aktivitas bersama (karyawan bertindak bersama sebagai kelompok untuk mencapai sesuatu—biasanya kondisi kerja yang lebih baik atau upah yang lebih tinggi), dan aktivitas serikat pekerja. . Tugas khusus dapat mencakup:

Membuat dan memperbarui kebijakan perusahaan

Mengumpulkan dan menyimpan catatan personel

Menentukan sistem pelacakan waktu karyawan dan PTO

Mengelola cuti karyawan

Memilih perangkat lunak SDM untuk organisasi dan memastikannya diperbarui

Menjalankan penggajian

Kepuasan karyawan

Mulai dari gaji dan penghargaan yang kompetitif—termasuk tunjangan dan insentif karyawan—hingga pengakuan dan pengembangan karyawan, SDM adalah kekuatan pendorong di balik kepuasan dan retensi karyawan. Anda harus mempertimbangkan basis karyawan unik Anda dan memilih opsi berdasarkan minat dan motivator mereka. Anda juga dapat memilih untuk mencontoh praktik umum pesaing. Misalnya, bisnis perhotelan biasanya menawarkan diskon kepada karyawan untuk layanan mereka. Anda dapat mensurvei karyawan Anda dan mengetahui bahwa meskipun mereka tertarik dengan hal ini, mereka lebih memilih aktivitas membangun tim dan pilihan layanan kesehatan. HR harus menerima umpan balik ini dan menciptakan praktik yang mendukung pengalaman karyawan. Tugas khusus dapat mencakup:

Bekerja dengan pimpinan perusahaan untuk menentukan strategi kompensasi yang kompetitif

Merencanakan dan melaksanakan kegiatan membangun tim

Membangun program pengakuan karyawan

Mengadakan perayaan di tempat kerja pada hari libur atau acara khusus lainnya

Mempromosikan keberagaman, kesetaraan, dan inklusi

Menekankan kesejahteraan fisik, mental, sosial, dan emosional karyawan

Menyediakan alat untuk membantu orang mengelola stres terkait pekerjaan

Tantangan SDM di Industri Perhotelan

Ada tantangan khusus dalam industri perhotelan yang harus dihadapi oleh HR.

Perekrutan

Reputasi perusahaan dalam industri perhotelan mempunyai dampak besar terhadap basis pelanggan dan kelompok kandidat. Penting untuk menyadari reputasi yang dimiliki perusahaan Anda sehingga Anda dapat memanfaatkannya saat membangun strategi perekrutan dan retensi. Misalnya, reputasi yang buruk dapat sangat membatasi jumlah kandidat Anda dan membuat perekrutan menjadi lebih menantang. Penting untuk menggali penyebab reputasi ini dan membuat rekomendasi untuk memperbaikinya ke dalam strategi perekrutan perusahaan secara keseluruhan. Meskipun perekrutan bisa menjadi sebuah tantangan, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk menyederhanakan beberapa aspek. Libatkan karyawan Anda dalam prosesnya. Dapatkan tanggapan mereka tentang apa yang mereka sukai tentang bekerja di bisnis Anda, dan sertakan dalam strategi perekrutan Anda dengan menyampaikan poin-poin tersebut selama proses Anda atau mempostingnya di iklan pekerjaan atau media sosial. Ada juga jaringan SDM yang dapat Anda andalkan untuk meminta nasihat. Anda mungkin menemukan forum seperti ini di SHRM, LinkedIn, atau melalui acara networking. Komunitas HR Mavericks adalah tempat yang tepat untuk meminta bantuan dari profesional HR lainnya. Ini mencakup saluran komunitas Slack tempat Anda dapat mengajukan pertanyaan, serta banyak peluang untuk mengakses sumber daya SDM seperti podcast, diskusi panel, artikel, dan banyak lagi. Pilihan lainnya adalah dengan mempertimbangkan outsourcing. Ada perusahaan yang berspesialisasi dalam industri perhotelan, namun perusahaan lain dapat membantu dalam bidang ini atau tantangan lain yang mungkin dihadapi bisnis Anda. Jika Anda mempertimbangkan outsourcing, pastikan untuk mengetahui tujuan Anda, lakukan riset, dan pilih vendor yang sesuai. Teknologi dapat menjadi alat yang sangat berharga dalam perekrutan. Banyak sistem pelacakan pelamar (ATS) yang dibuat dengan tujuan membantu perusahaan menarik, berkomunikasi, dan mengevaluasi kandidat. Pelajari bagaimana sistem pelacakan pelamar yang baik dapat membantu upaya perekrutan

Bangkitnya Pekerjaan Jarak Jauh

Dengan maraknya pekerjaan jarak jauh, banyak orang mulai menghargai pilihan kerja yang fleksibel. Melihat manfaat bekerja jarak jauh, beberapa pencari kerja meninggalkan industri yang memerlukan pekerjaan tatap muka (seperti perhotelan) untuk mencari profesi yang tidak mengharuskan mereka datang langsung setiap hari. Sebuah artikel dari eHotelier menggambarkan masalahnya sebagai berikut: “Fleksibilitas ini membuat lapangan kerja semakin tidak bergantung pada lokasi, dan … juga mempersulit menarik anggota tim profesional yang berhadapan langsung dengan pelanggan.” Ini bukanlah suatu pilihan, sangat penting bagi dunia usaha untuk melakukan upaya ekstra dalam menawarkan gaji/upah yang menarik, tunjangan yang besar, dan budaya kerja yang baik. Meskipun karyawan tidak dapat bekerja dari jarak jauh, mereka akan menghargai fasilitas lain yang ditawarkan perusahaan Anda dan—mudah-mudahan—tetap bertahan.

Keseimbangan Kehidupan Kerja

Karena sifat industri ini, biasanya terdapat kebutuhan bagi karyawan untuk bekerja berjam-jam pada malam hari, akhir pekan, dan hari libur. Selain itu, karena tingginya pergantian karyawan, karyawan sering kali harus bekerja dalam shift ekstra atau kehilangan fleksibilitas dalam penjadwalan. Karena jam buka tidak dapat dinegosiasikan, hal ini dapat membantu perusahaan menemukan cara kreatif untuk menciptakan pilihan kerja yang fleksibel bagi karyawan. Misalnya, jika pekerja penuh waktu membutuhkan lebih banyak waktu istirahat, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengizinkan mereka membagi waktu antara lebih banyak rekan kerja paruh waktu/mereka yang mencari jam kerja lebih sedikit dan lebih fleksibel. Anda juga dapat menawarkan pelatihan silang kepada karyawan. Karyawan yang memahami dan mampu melakukan berbagai fungsi pekerjaan mungkin akan lebih mudah menemukan fleksibilitas dalam jadwal mereka. Ini juga dapat membantu mengatasi kelelahan, seperti yang dijelaskan di bawah.

Habis terbakar

Menavigasi tuntutan jadwal kerja, mengatasi kekurangan staf, dan mengatasi stres karena harus berhadapan dengan pelanggan dapat menyebabkan kelelahan seiring berjalannya waktu. SDM harus belajar bagaimana menavigasi hal ini dan menemukan cara untuk mengakui dan memberi penghargaan kepada karyawan dengan peluang untuk bersantai, membangun ketahanan, dan diakui atas kontribusi mereka. Seperti disebutkan sebelumnya, mungkin tidak banyak pilihan karena berkaitan dengan jam kerja dan kebutuhan perlindungan sepanjang hari, akhir pekan, dan hari libur sebagai bagian dari pemenuhan kebutuhan bisnis. Meskipun demikian, mungkin ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi kelelahan. Salah satunya, yang tercantum di atas, adalah pelatihan silang. Hal ini memungkinkan karyawan untuk beristirahat dari monotonnya peran mereka saat ini atau peran biasa mereka untuk mempelajari sesuatu yang baru tanpa harus memperlambat operasional bisnis. Hal ini memberi karyawan peluang untuk memperkaya pekerjaan dan dapat membantu mengelola kelelahan. Selain itu, membagikan penghargaan yang tulus dan mencoba membuat hidup karyawan Anda lebih mudah sebisa mungkin akan membantu. Hal ini mungkin terlihat berbeda di setiap lini bisnis, namun menunjukkan rasa terima kasih dan memberikan waktu istirahat kepada karyawan akan sangat membantu dalam melawan kelelahan.

Kapan Harus Menyewa Profesional HR untuk Bisnis Anda

Banyak ahli sepakat bahwa pada saat sebuah perusahaan mencapai 50 karyawan, perusahaan tersebut mungkin sudah memiliki SDM internal. Namun, keputusan kapan akan mempekerjakan seorang profesional HR bergantung pada situasi unik perusahaan. Misalnya, jika bisnis Anda berkembang pesat, sebaiknya segera pekerjakan seorang profesional HR. Sebaliknya, jika organisasi Anda masih kecil dan belum berencana untuk berkembang pesat, mungkin lebih baik mencari opsi lain, seperti melakukan outsourcing SDM atau menggunakan organisasi pemberi kerja profesional (PEO). Saat Anda siap untuk mempekerjakan seorang profesional HR, pertimbangkan untuk memulai dengan seorang generalis HR. Generalis memiliki pengetahuan luas di semua bidang SDM, sehingga mereka dapat mengambil alih fungsi sumber daya manusia dengan lancar. Jika Anda tidak yakin apa yang harus dimasukkan ke dalam deskripsi pekerjaan, contoh deskripsi pekerjaan dari Indeed ini dapat memberi Anda beberapa ide. Gunakan tanggung jawab spesifik yang dibahas dalam artikel ini untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang efektif yang akan membantu Anda mempekerjakan orang yang tepat.